Календар новин

пн вт ср чт пт сб нд
1
 
2
 
3
 
4
 
5
 
6
 
7
 
8
 
9
 
10
 
11
 
12
 
13
 
14
 
15
 
16
 
17
 
18
 
19
 
20
 
21
 
22
 
23
 
24
 
25
 
26
 
27
 
28
 
29
 
30
 
31
 
 
 
 
 
пн вт ср чт пт сб нд пн вт ср чт пт сб нд пн вт ср чт пт сб нд
1
 
2
 
3
 
4
 
5
 
6
 
7
 
8
 
9
 
10
 
11
 
12
 
13
 
14
 
15
 
16
 
17
 
18
 
19
 
20
 
21
 
22
 
23
 
24
 
25
 
26
 
27
 
28
 
29
 
30
 
31
 
 
 
 
 

Онлайн трансляция

20.06.2017 | 14:37

Затверджено рішенням

виконавчого комітету

від _13.04.2017_ № _145_

РЕГЛАМЕНТ РОБОТИ

ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ СМІЛЯНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

 

 

ЗМІСТ

1. Загальні положення.

2. Склад та порядок утворення виконавчого комітету.

3.  Планування роботи виконавчого комітету.

4. Визначення повноважень керівництва виконавчого комітету, начальників структурних підрозділів та інших працівників виконавчого комітету.

5. Засіданнявиконавчого комітету.

5.1.Підготовка матеріалів.

5.2. Скликання.

5.3. Кворум.

5.4. Учасники засідання.

5.5. Порядок денний.

5.6. Головування на засіданнях.

         5.7. Доповідачі та обговорення питань.

5.8. Прийняття рішень.

5.9. Протокол засідання.

5.10. Порядок та строки доведення рішень до виконавців.

5.11. Розпорядження міського голови.

6. Проходження служби в органах місцевого самоврядування.

6.1. Організація кадрової роботи.

6.2. Повноваження міського голови в сфері кадрової роботи.

6.3. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування.

6.4. Підвищення кваліфікації працівників.

6.5. Формування кадрового резерву.

7. Печатки, штампи, бланки виконавчого комітету.

7.1. Печатки та штампи виконавчого комітету.

         7.2. Бланки виконавчого комітету.

7.3. Трудові книжки та бланки посвідчень. 

8. Обслуговування громадян.

8.1. Адміністративні послуги.

8.2. Звернення громадян.

8.3. Запити на публічну інформацію.

8.4. Особистий прийом громадян.

9. Організація роботи з документами.

9.1. Реєстрація, розгляд та проходження вхідної кореспонденції.

9.2. Підготовка та відправка вихідної кореспонденції.

10. Організація контролю за виконанням документів.

10.1. Загальні засади.

10.2. Здійснення контролю за виконанням документів.

10.3. Строки виконання документів та інформування за результатами виконання.

10.4. Робота з виконаними документами, зняття з контролю.

11. Проведення нарад (заходів) структурними підрозділами виконавчого комітету.

11.1. Організація проведення наради (заходу).

11.2. Підготовка порядку денного та матеріалів нарад (заходів).

11.3. Реєстрація учасників наради (заходу).

11.4. Протоколювання наради та поширення матеріалів.

12. Організація і проведення урочистих подій, відзначення професійних та загальноміських свят.

12.1. Організація заходів.

12.2. Порядок використання залів засідань.

12.3. Господарське та технічне забезпечення приміщень.

13. Організація взаємодії з органами державної влади, обласною державною адміністрацією, органами самоорганізації населення.

        13.1. Забезпечення взаємодії.

        13.2. Унесення звернень.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Загальні положення

 

1.1. Виконавчий комітет Смілянської міської ради (далі – виконавчий комітет) є виконавчим органом Смілянської міської ради, який утворюється нею на строк її повноважень.

Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку та фірмовий бланк.

 Виконавчий комітет Смілянської міської ради є підзвітним і підконтрольним раді, що його утворила.

1.2. Регламент роботи виконавчого комітету (далі – Регламент) є актом, який відповідно до Конституції України, Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” та інших нормативно-правових актів регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Смілянської міської ради.

 

2. Склад та порядок утворення виконавчого комітету

 

2.1. Кількісний склад виконавчого комітету визначається Смілянською міською радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується Смілянською міською радою за пропозицією міського голови.

2.1.1. Виконавчий комітет утворюється у складі міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, а також керівників структурних підрозділів.

2.1.2. До складу виконавчого комітету входить також за посадою секретар ради.

2.1.3. Очолює виконавчий комітет міський голова.

2.1.4. Особи, які входять до складу виконавчого комітету, крім тих, хто працює у виконавчих органах Смілянської міської ради на постійній основі, на час засідань виконкому, а також для здійснення повноважень в інших випадках звільняються від виконання виробничих або службових обов'язків з відшкодуванням їм середнього заробітку за основним місцем роботи та інших витрат, пов'язаних з виконанням обов'язків члена виконавчого комітету, за рахунок коштів відповідного місцевого бюджету.

  2.1.5. До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати Смілянської міської ради, окрім секретаря ради.

 

 

3. Планування роботи виконавчого комітету

 

3.1. Виконавчий комітет міської ради розробляє перспективні плани роботи, виходячи із Законів України, Указів Президента України, Постанов Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, рішень міської ради, з потреб та інтересів територіальної громади міста.

3.2. Структурні підрозділи виконавчого комітету міської ради за місяць до закінчення поточного року подають у відділ організаційної роботи свої пропозиції щодо планування роботи виконавчого комітету на наступний рік за погодженням з відповідними заступниками міського голови, згідно з розподілом повноважень. На основі пропозицій структурних підрозділів виконавчого комітету складається проектперспективного плану роботи виконавчого комітету на наступний рік і виноситься на розгляд виконавчого комітету в останньому місяці поточного року.

3.3. На основі затвердженого виконкомом перспективного плану роботи відділом організаційної роботи розробляються поквартальні плани роботи. Структурні підрозділи виконавчого комітету, при необхідності, не пізніше як за місяць до закінчення поточного кварталу, вносять додатково пропозиції до квартального плану роботи.

3.4. Планами роботи передбачаються:

 - засідання виконкому міської ради;

 - навчання, семінари, наради;

 - засідання консультативно-дорадчих, допоміжних органів виконавчого комітету;

 - розгляд загальних питань;

 - заходи з нагоди.

3.5. У плані роботи виконавчого комітету вказуються дата проведення засідання виконкому, питання, які виносяться на розгляд виконкому, відповідальний за підготовку питання, термін подачі матеріалів та доповідачі.

3.6. Контроль  за  виконанням  плану  роботи  виконкому
здійснюється заступниками міського голови та керуючим справами.
При затвердженні плану роботи на черговий квартал керуючий справами звітує про виконання плану за минулий період у формі інформації.

3.7. Зміни і доповнення до квартального плану роботи виконавчого комітету можуть бути внесені тільки за рішенням виконавчого комітету.

3.8. Відділ організаційної роботи на основі затвердженого квартального планускладає щомісячний план-календар основних заходів, які планує міська рада, міський голова, заступники міського голови, керівники структурних підрозділів виконкому.

3.9. План-календар основних заходів на відповідний місяць, які  проводяться  міською  радою та виконавчим комітетом містить наступні відомості: дата, місце, час, відповідальні за проведення та примітки.

Керівники структурних підрозділів подають на затвердження заступнику міського голови, відповідно до функціонального розподілу повноважень,  план роботи на наступний місяць та після затвердження до 25-го числа поточного місяця надають відділу організаційної роботи перелік додаткових заходів з відповідними відомостями, які необхідно включити до чергового місячного плану-календаря з основними заходами.

3.10. З метою забезпечення контролю за виконанням передбачених планом-календарем заходів, керівниками структурних підрозділів до 25 числа поточного місяця першому заступнику міського голови, заступнику міського голови, керуючому справами відповідно до функціонального розподілу повноважень, подаються звіти про виконання запланованих заходів за звітний місяць та у разі необхідності пропозиції по внесенню поточних змін та доповнень до місячного плану-календаря на наступний місяць. У разі затвердження переліку змін заступником, вони візуються керуючим справами та подаються відділу організаційної роботи для включення до плану-календаря та організації виконання.

 

 

4. Визначення повноважень керівництва виконавчого комітету, начальників структурних підрозділів та інших працівників виконавчогокомітету

 

4.1.Міський голова є головною посадовою особою територіальної громади міста та окремим суб’єктом в системі місцевого самоврядування. Міський голова очолює виконавчий комітет міської ради, головує на його засіданнях. Повноваження міського голови визначаються Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».

4.2. Повноваження секретаря міської ради визначаються статтею 50 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

4.3 Перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому здійснюють свої повноваження відповідно до розпорядження міського голови про затвердження розподілу функціональних повноважень, у якому визначаються:

4.3.1.Перелік закріплених за відповідним заступником обов’язків;

4.3.2.Перелік структурних підрозділів міської ради, комісій рад, утворених виконавчим комітетом, установ та організацій, діяльність яких спрямовується та координується відповідним заступником.

4.4. Обов’язки структурного підрозділу виконавчого комітету міської ради визначаються відповідним положенням. Обов’язки працівників структурних підрозділів виконавчого комітету визначаються посадовими інструкціями.

Посадові інструкції працівників структурних підрозділів розробляються начальниками структурних підрозділів та затверджуються першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами відповідно до розподілу функціональних повноважень.

Посадові інструкції начальників структурних підрозділів розробляються першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами відповідно до розподілу функціональних повноважень та затверджуються міським головою.

 

5. Засідання виконавчого комітету

 

5.1.Підготовка матеріалів

5.1.1. Офіційним документом, який приймається на засіданні виконкому  є рішення.

5.1.2. Рішення виконавчого комітету приймаються на виконання Конституції України, Законів України, Указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, рішень міської та обласної рад, розпоряджень голови Черкаської обласної державної адміністрації, а також відповідно до плану роботи виконавчого комітету, за пропозиціями виконавчих органів міської ради, постійних комісій міської ради, підприємств, установ, організацій та громадян.

5.1.3.Проекти рішень розробляються структурними підрозділами в порядку надання адміністративних послуг за розглядом звернень зацікавлених осіб, а також за вказівками (дорученнями) міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітетув межах своєї компетенції.

5.1.4. Підготовку питань, які виносяться на засідання виконавчого комітету здійснюють структурні підрозділи виконавчого комітету міської ради, міські комунальні підприємства та установи. Для участі в підготовці питань можуть залучатись члени утворених комісій, представники громадськості, працівники міських комунальних підприємств та установ.

Проекти рішень виконавчого комітету повинні бути чіткими за змістом, з конкретними дорученнями, термінами виконання (за необхідності), зазначенням відповідальних осіб.

Працівники структурних підрозділів виконавчого комітету при підготовці проектів отримують, за необхідності, методичну допомогу або консультації у юридичному відділі.

5.1.5. Проекти рішень виконавчого комітету друкуються на бланках єдиної форми та візуютьсяу такому порядку:

- керівником структурного підрозділу, яким підготовлено проект;

-начальникомюридичного відділу;

- проекти рішень, у яких є фінансова сторона візуються начальником міського фінансового управління;

- керуючим справами виконкому;

- заступниками міського голови;

- першим заступником міського голови;

- секретарем міської ради.

         За відсутності візуючої особи (з будь-яких причин), проект рішення візує та особа, на яку покладено відповідні обов’язки.

         Термін перебування проекту рішення на візуванні у кожної посадової особи не повинен перевищувати одного робочого дня, у юриста в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) – трьох робочих днів.

         Завізовані проекти рішень з чотирма примірниками копій подаються до відділу організаційної роботи.

5.1.6. У разі внесення змін, зауважень чи пропозицій під час розгляду та прийняття рішення на засіданні виконкому, остаточна узгоджена редакція рішення з урахуванням внесених змін, зауважень чи пропозицій роздруковується розробником проекту рішення на новому бланку з необхідною кількістю копій, візується у тому ж порядку, що і проект рішення та не пізніше, ніж за два робочих дні, подається відділу організаційної роботи для подання на підписання міському голові або особі, яка головувала на засіданні виконавчого комітету.

         5.1.7.Структурні підрозділи подають до відділу організаційної роботи оформлені матеріали (проекти рішень, довідки, додатки до рішень,пояснювальні записки, протоколи підготовки, покажчики розсилки, списки запрошених на засідання з питаннь, що обговорюватимуться) за 3 робочі дні до засідання. Пізніше цього строку матеріали можуть прийматись тільки з дозволу першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, які візують проект рішення у другому пункті протоколу підготовки після слова «терміново». Такі проекти рішень включаються у додатковий перелік проектів рішень виконавчого комітету.

         5.1.8. До проектів рішень, якими утворюється комісія та затверджується її склад, додається протокол підготовки проекту, погоджений особами, які включаються до складу комісії (пункт 7. Результати  внутрішнього  погодження  проекту).

         5.1.9.  Відділ організаційної роботи надсилає електронні копії проектів рішень членам виконавчого комітету не пізніше, ніж за 2 дні до засідання.

         5.1.10. Електронні копії проектів рішень оприлюднюються виконавцем через офіційний сайт Смілянської міської ради не пізніше, ніж за 20 робочих днів до дати їх розгляду з метою прийняття.

         5.1.11. Проект рішення, що зачіпає інтереси населення, має важливе соціально-економічне значення для розвитку міста, може бути внесений на публічне обговорення на будь-якому етапі його підготовки шляхом опублікування проекту у друкованих засобах масової інформації або доведення до відома населення іншими засобами. Рішення про проведення публічного обговорення приймає міський голова на підставі звернення суб’єкта правової ініціативи, або за власною ініціативою, або у випадках, прямо передбачених законом.

5.1.12. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проектів рішень може здійснюватися в день проведення засідання. До проекту рішення на позачергове засідання додається пояснювальна записка з обгрунтуванням терміновості розгляду.

5.1.13. У разі проведення закритого засідання виконавчого комітету (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

 

5.2. Скликання

5.2.1. Засідання виконавчого комітету, як правило, скликаються міським головою два рази на місяць (перший і третій четвер), а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – посадовою особою, на яку покладено обов’язки міського голови.

У разі необхідності міський голова своїм розпорядженням має право скликати позачергове засідання виконкому.

 5.2.2. Відкриває і веде засідання виконавчого комітету міський голова, а у разі його відсутності з поважних причин – посадова особа, яка здійснює його повноваження.

 

 

 

 

5.3. Кворум

5.3.1. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини членів виконавчого комітету від загального його складу.

5.3.2. Члени виконавчого комітету зобов’язані брати участь у його засіданнях. У разі, якщо з поважних причин член виконавчого комітету немає можливості взяти участь у засіданні, про це повідомляє міського голову або керуючого справами виконкому не пізніше, ніж за два робочих дні.

5.3.3. У разі відсутності члена виконкому без поважних причин більш ніж два засідання виконкому підряд, міський голова може внести пропозиції на розгляд міської ради про внесення змін до персонального складу виконкому.

 

5.4. Учасники засідання

5.4.1. У засіданні виконавчого комітету мають право брати участь депутати міської та інших рад, народні депутати України, керівники структурних підрозділів виконавчого комітету.

5.4.2. На засіданні виконавчого комітету можуть бути присутні представники засобів масової інформації, акредитовані у встановленому порядку, а також інші особи. Відео-, аудіо- запис здійснюється тільки акредитованими представниками засобів масової інформації відповідно до положення про порядок акредитації. Інші особи, які присутні на засіданнях виконавчого комітету та бажають здійснювати відео-, аудіо- запис можуть виконувати ці дії виключно з дозволу більшості членів виконавчого комітету, що визначається шляхом голосування.

5.4.3. На засідання виконавчого комітету міської ради запрошуються, у разі необхідності, керівники та фахівці установ, організацій та підприємств, яких стосується питання, що обговорюється. Список таких осіб складає посадова особа, відповідальна за підготовку питання та подає його до відділу організаційної роботи разом з проектом рішення.

5.4.4. Для участі у засіданні виконавчого комітету громадяни, які не є запрошеними, не пізніше, ніж за два дні до його засідання, повідомляють у письмовій формі керуючого справами про намір взяти участь у засіданні. На основі таких повідомлень відділом організаційної роботи складається список присутніх, який додається до протоколу.

Кількість присутніх обмежена кількістю місць у залі.

5.4.5. За аналогічним порядком повідомляють про намір взяти участь у засіданні виконавчого комітету депутати міської ради.

5.4.6. Особи, присутні на засіданні виконавчого комітету зобов’язані дотримуватися дисципліни, не порушувати порядок, утримуватися від публічних проявів свого ставлення до того, що відбувається на засіданні. Особам, присутнім на засіданні виконавчого комітету міської ради, забороняється вносити та використовувати під час його проведення плакати, лозунги, гучномовці, інші предмети, що можуть створювати перешкоди у проведенні засідання. 

За пропозицією головуючого на засіданні виконавчого комітету підтриманою більшістю членів виконавчого комітету особи, які порушили вимоги частини першої цього пункту, зобов'язані покинути засідання.

5.4.7. Повідомлення членів виконавчого комітету і доповідачів, співдоповідачів про дату, час і місце проведення засідання виконавчого комітету здійснює відділ організаційної роботи не пізніше, ніж за два робочі дні, а у разі надзвичайних ситуацій чи необхідності термінового проведення засідання – за узгодженям з членами виконкому.

5.4.8. Відділ організаційної роботи проводить реєстрацію запрошених учасників засідання з подальшою передачею списку запрошених міському голові до початку засідання.

 

5.5. Порядок денний

5.5.1. Проект порядку денного засідання виконавчого комітету формується відділом організаційної роботи на підставі наданих матеріалів за 2 дні до засідання і погоджується з міським головою. До порядку денного чергового засідання виконавчого комітету вносяться лише ті питання, матеріали яких надійшли у встановлені строки або з дозволу першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому поза межами вказаних строків.

5.5.2. Відділ організаційної роботи не пізніше, ніж за два дні до засідання виконавчого комітету, оприлюднює порядок денний на офіційному веб-сайтіта надсилає на електронну пошту членам виконкому, крім випадків екстрених засідань.

 

5.6. Головування на засіданнях

5.6.1. На засіданнях виконавчого комітету міської ради головує міський голова, а за його відсутності – особа, на яку покладено його обов’язки.

5.6.2. На початку засідання за пропозицією головуючого виконавчий комітет міської ради затверджує порядок денний.

5.6.3. У разі необхідності оперативного вирішення питань, віднесених до компетенції виконавчого комітету, проекти таких рішень можуть включатись до порядку денного на початку засідання виконавчого комітету за пропозицією начальника структурного підрозділу або заступника міського голови, який координує роботу цього підрозділу та за згодою головуючого та членів виконавчого комітету. Проекти таких рішень в обов’язковому порядку надаються членам виконавчого комітету до початку засідання.

 

5.7. Доповідачі та обговорення питань

5.7.1. Із питань, передбачених порядком денним на засіданні виконавчого комітету, доповідають начальники структурних підрозділів –розробники проектів рішень.

5.7.2. Особи, запрошені на засідання, з дозволу головуючого можуть уносити пропозиції з питань, які обговорюються, давати пояснення. Обговорення питань припиняється за рішенням головуючого.

5.7.3. За пропозицією головуючого проекти рішень можуть бути прийняті без обговорення, якщо у членів виконавчого комітету немає зауважень до них.

5.7.4. Проекти рішень, до яких були внесені зауваження або поправки, розглядаються на засіданні виконавчого комітету, обов’язково обговорюються, після чого визначається остаточна редакція документа.

5.7.5. В ході обговорення питань членами виконавчого комітету можуть бути озвучені критичні зауваження та доручення.

Критичні зауваження фіксуються у журналі критичних зауважень зі вказанням суті питання, виконавця та терміну виконання. За ведення журналу несе відповідальність працівник відділу організаційної роботи.

Доручення реєструє, направляє виконавцям та контролює терміни виконання відділ організаційної роботи.

 

 

5.8. Прийняття рішень

5.8.1. Рішення виконавчого комітету приймаються на його засіданні більшістю від загального складу членів виконавчого комітету, присутніх на засіданні та підписуються міським головою або особою, яка головує на засіданні виконавчого комітету.

5.8.2. Проекти рішень, щодо яких відсутні зауваження або пропозиції на момент їх розгляду, та які ніяк не коментуються членами виконавчого комітету, приймаються без обговорення.

5.8.3. Проекти рішень, що не набрали більшості голосів членів виконавчого комітету, знімаються з розгляду та повертаються виконавцям на доопрацювання.

5.8.4. Рішення виконавчого комітету міської ради, прийняті з зауваженнями, доповненнями, пропозиціями, протягом двох робочих днів, якщо членами виконкому не був встановлений інший термін, доопрацьовуються виконавцями та передаються до відділу організаційної роботи, після чого подаються на підпис міському голові, а в разі його відсутності – посадовій особі, яка здійснює його повноваження.

У разі невиконання цієї норми рішення призупиняється розпорядженням міського голови та виноситься на повторний розгляд на наступне засідання виконачого комітету.

5.8.5. Виконавчий комітет міської ради, у разі необхідності, вносить зміни, визнає такими, що втратили чинність щодо рішень прийнятих ним раніше. Необхідність унесення змін обов’язково обґрунтовується пояснювальною запискою.

5.8.6. При внесенні змін, доповнень до раніше прийнятого виконавчим комітетом рішення, готується окреме рішення, яке приймається виконавчим комітетом.

5.8.7.Оригінали рішень виконавчого комітету підписує міський голова, а у разі його відсутності особа, що виконує його повноваження та головувала на засіданні виконавчого комітету, на якому було прийняте відповідне рішення. Додатки до рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови підписуються керуючим справами за наявності на додатку візи розробника та, за потребою, візи начальника фінансового управління.

5.8.8.Підписані рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови після підписання реєструються відділом організаційної роботи не пізніше, ніж за три робочі дні, та надають копії рішень розробникам.

5.8.9. Після отримання копії рішення з номером та датою прийняття, відділ організаційної роботи зобов’язаний оприлюднити його через офіційний сайт Смілянської міської ради не пізніше п’яти робочих днів з моменту затвердження рішення.

5.8.10. Рішення виконавчого комітету набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо виконавчим комітетом не встановлено інший строк уведення його у дію.

5.8.11. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету, він може у п’ятиденний термін зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд міської ради.

 

5.9. Протокол засідання виконавчого комітету

5.9.1. Засідання виконавчого комітету протоколюється та здійснюється відповідно до порядку денного.

5.9.2. Протокол засідання виконавчого комітету повинен містити:

     а) порядковий номер засідання виконавчого комітету, дату проведення;

     б)загальне число членів виконавчого комітету, список відсутніх і запрошених;

     в)порядок денний;

     г)прізвища, посади доповідачів і виступаючих;

     д)результати голосування і прийняті рішення.

5.9.3. До протоколу засідання виконавчого комітету додаються:

              а)доповіді з основних питань;

             б) інформація до відома;

              в) поправки і доповнення до проектів рішень;

              г)критичні зауваження, протокольні доручення.

5.9.4.Протокол засідання виконавчого комітету оформлюється та оприлюднюється на офіційному сайті Смілянської міської радине пізніше п’яти робочих днів після засідання.

5.9.5. Протоколи засідання виконавчого комітету підписуються міським головою та керуючим справами.

5.9.6. Протоколи засідань виконавчого комітету з оригіналами рішень зберігаються у відділі організаційної роботи до передачі їх на постійне зберігання в архівний відділ.

 

5.10. Порядок та строки доведення рішень до розробників

5.10.1. Копії рішень виконавчого комітету не пізніше 5-ти робочих днів після засідання виконавчого комітету, а при невідкладних випадках - негайно, відділом організаційної роботи надаються розробникам, які в свою чергу надають копії рішень згідно з покажчиком розсилки.

5.10.2. Копії рішень виконавчого комітету засвідчуються печаткою відділу організаційної роботи та підписом начальника.

5.10.3.Не підлягають обов’язковому наданню для ознайомлення за інформаційними запитами офіційні документи, які містять у собі:

   а)інформацію, визнану у встановленому порядку державною таємницею;

   б)конфіденційну інформацію;

   в)інформацію, що стосується особистого життя громадян;

   г) документи, що становлять внутрішньовідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, переписка між підрозділами та інше), якщо вони пов’язані з розробленням напрямку діяльності установи, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю;

   д)інформацію, що не підлягає розголошенню або доступ до якої обмежено;

   е)інформацію фінансового характеру, підготовлену для контрольно-фінансових відомств.

 

5.11. Розпорядження міського голови

         5.11.1. Міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

         5.11.2. Проекти розпоряджень міського голови готуються в тому ж порядку, що і проекти рішень виконавчого комітету.

         5.11.3. Проекти розпоряджень міського голови друкують на єдиних бланках розпоряджень міського голови, які видаються у відділі організаційної роботи.

         5.11.4. Підписаний міським головою проект розпорядження подається до відділу організаційної роботи для реєстрації.

         5.11.5. Розпорядження міського голови набирає чинності з моменту підписання його міським головою, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в розпорядженні, а якщо його немає — постійно.

         5.11.6. Розпорядження міського голови розсилається виконавцем відповідно до покажчика розсилки.

         5.11.7. Організація виконання розпоряджень міського голови забезпечується органами та особами, зазначеними в розпорядженнях.

         5.11.8. Розпорядження міського голови є чинним правовим актом до призупинення чи скасування.

 

6. Проходження служби в органах місцевого самоврядування

 

6.1.Організація кадрової роботи

6.1.1.Організація кадрової роботи у виконавчому комітеті проводиться відповідно до затвердженого керуючим справами річного плану, у якому визначено заходи з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.

6.1.2. На посадових осіб та службовців, прийнятих на роботу до виконавчого комітету та його структурних підрозділів оформляється особова справа.

6.1.3.Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на  керуючого справами та сектор кадрової роботи.

6.1.4.Із метою здійснення регулярного контролю за проходженням служби в органах місцевого самоврядування та професійними досягненнями посадових осіб, увиконавчому комітеті міської ради проводиться в установленому законодавством порядку атестація та щорічна оцінка виконання посадовими особами покладених на них завдань і обов’язків.

 

6.2.Повноваження міського голови у сфері кадрової роботи

6.2.1. Міський голова відповідно до підпунктів 4, 5, 6, частини 4  статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» вносить на розгляд міської ради пропозиції щодо кандидатури на посаду секретаря міської ради та пропозиції про кількісний і персональний склад виконавчого комітету;

6.2.2 Призначає на посади та звільняє з посад керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності відповідних територіальних громад, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів відповідно до частини 3  статті 54, пункту 10 частини 4 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»

 

6.3. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування

6.3.1.Прийняття на  службу  в   органи   місцевого   самоврядування здійснюється відповідно до ст. 10 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування»:

     на  посаду міського голови в  порядку, встановленому Законом України "Про місцеве самоврядування в  Україні" 
     на посаду  секретаря  міської ради    шляхом  обрання відповідною радою; 
     на посади заступників міського голови з  питань  діяльності виконавчих органів ради,  керуючого справами виконавчого  комітету  міської ради шляхом затвердження відповідною радою; 
     на посади   керівників відділів,  управлінь та інших працівників органів місцевого  самоврядування  шляхом  призначення міським головою на конкурсній основі чи за  іншою процедурою, передбаченою законодавством України. 
     Проведення конкурсу, випробування та стажування при прийнятті на  службу  в  органи  місцевого  самоврядування  здійснюється   в порядку, визначеному законодавством України.
     У разі   необхідності,   за  згодою  сторін,  посадова  особа місцевого самоврядування може бути переведена  на  рівнозначну  чи нижчу  посаду  або  посаду радника чи консультанта без конкурсного відбору. 
      Міський  голова  має  право  самостійно  (без  конкурсу)  добирати  та приймати на службу своїх помічників, радників (патронатну службу). 
     На   час   відсутності  (відпустки)  посадових  осіб  органів місцевого самоврядування  (крім  виборних  посад) для виконання їх повноважень  можуть  прийматися  на  службу  особи  за   строковим трудовим договором (контрактом).

 

6.3.2. Претенденти, які виявили бажання взяти участь у конкурсі на заміщення вакантних посад подають заяву на участь у конкурсі та інші документи, визначені законодавством.

6.3.3. Прийняття працівників на посади, які не віднесені до категорій посадових осіб місцевого самоврядування, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до чинного законодавства.

6.3.4. Особи, які вперше зараховуються на службу в органи місцевого самоврядування складають Присягу посадової особи місцевого самоврядування і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також попередження про спеціальні обмеження встановлені Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування», Законом України «Про запобігання корупції».

 

6.4. Підвищення кваліфікації працівників

Із метою постійного підвищення рівня знань та професійної кваліфікації працівників виконавчого комітету проводяться навчання відповідно до Плану-графіку підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ, організацій затвердженого керівниками Черкаської обласної державної адміністрації і Черкаської обласної ради щорічно.

6.5. Формування кадрового резерву

6.5.1. У виконавчому комітеті створюється кадровий резерв, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню міським головою. Із особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах. Із метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб кадрового резерву або посадових осіб місцевого самоврядування, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитись в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у структурних підрозділах виконавчого комітету.

6.5.2. Перевагу при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень. Поза конкурсом за рішенням міського голови може здійснюватись просування по службі посадових осіб місцевого самоврядування, які зараховані до кадрового резерву або пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

 

7. Печатки, штампи, бланки виконавчого комітету

7.1. Печатки та штампи виконавчого комітету

7.1.1. Виконавчий комітет має гербову печатку і штампи встановлених зразків, а також інші штампи, необхідні в роботі з документами.

7.1.2. Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку та видачі печаток і штампів, який включається у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються й опечатуються. Відповідальним за ведення журналу є особа, визначена розпорядженням міського голови.

7.1.3. Відповідальними за зберігання і законність користування гербовою печаткою є міський голова, за печатками та штампами структурних підрозділів – керівники відповідних підрозділів.

7.1.4. Гербовою печаткою виконавчого комітету міської ради засвідчуються підписи міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому у випадках, передбачених Інструкцією з діловодства виконавчого комітету.

7.1.5. Печатки, штампи не можуть передаватись іншій особі без розпису в журналі обліку печаток і штампів, який передбачає і передачу відповідальності за їх зберігання і користування. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах.

7.1.6. Іменні печатки та штампи передачі іншим особам не підлягають.

         7.2. Бланки виконавчого комітету

7.2.1. Виконавчий комітет міської ради має наступні бланки:

   а) рішення виконавчого комітету;

   б) рішення сесії міської ради;

   в)розпорядження міського голови;

   г)бланки для листів.

7.2.2. Виготовлення бланків виконавчого комітету забезпечується у встановленому порядку відповідними відділами: бланки рішень виконавчого комітету– відділом організаційної роботи, бланки рішень сесії міської ради-відділом по забезпеченню роботи ради, бланки листів - відділом з діловодства, контролю та звернень громадян.

7.2.3. Бланки нумеруються у правому нижньому кутку на зворотному боці й обліковуються в журналах обліку бланків у відповідних відділах згідно з номенклатурою справ.

7.3. Трудові книжки та бланки посвідчень

7.3.1. Трудові книжки та вкладиші до них обліковуються в журналах обліку руху трудових книжок за формою, визначеною наказом Міністерства статистики України №277від 27.10.1995. Відповідальність за зберігання трудових книжок та вкладишів до них працівників виконавчого комітету міської ради покладається на завідувача сектору кадрової роботи.

7.3.2. Бланки посвідчень особи обліковуються в журналах обліку бланків за формою, визначеною постановою Кабінету Міністрів України №1893 від 27.11.1998. Відповідальність за зберігання та видачу бланків посвідчень особи несуть працівники сектору кадрової роботи.

 

8. Обслуговування громадян

 

8.1. Адміністративні послуги

Обслуговування громадян в межах визначеного переліку  адміністративних послуг здійснюється адміністраторами центру надання адміністративних послуг виконавчого комітету відповідно до регламенту роботи центру надання адміністративних послуг.

 

8.2. Звернення громадян

8.2.1. Прийом та реєстрація звернень громадян, контроль за строками їх виконання у виконавчому комітеті здійснюється відділом діловодства, контролю та звернень громадян відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями  громадянв органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

8.2.2.Звернення, що адресовані міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому реєструються згідно Інструкції з діловодства та направляються на розгляд міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому відповідно до розподілу їх повноваженьдо 16.00 год., в п’ятницю – до 15.00 год.,щоденно.

8.2.3. Міський голова, заступники міського голови розглядають звернення, у разі потреби, доручають у резолюції виконавцю провести розгляд звернення. Розгляд звернень громадян керівниками повинен проводитись протягом одного робочого дня з дня отримання його на розгляд, але не пізніше загального терміну опрацювання звернень – п’яти робочих днів.

8.2.4. У разі, коли доручення розгляду звернень дано кільком посадовим особам (виконавцям), головним виконавцем є особа, зазначена у резолюції першою та є відповідальною за організацію виконання, якщо у резолюції не обумовлено інше. Всі інші виконавці обов'язково засвідчують факт роботи із зверненням службовими записками, інформацією, візуванням підготовленого проекту відповіді.

8.2.5. Звернення громадян розглядаються у порядку, визначеному законодавством, але не більше, ніж у місячний термін з дня їх реєстрації. В окремих випадках особи, які давали доручення, можуть скоротити термін розгляду або продовжити його, якщо можливість такого продовження визначена нормативними актами, які регулюють питання, порушені у зверненні, або необхідність продовження викликана об’єктивними обставинами, що унеможливлюють розгляд по суті у місячний термін. У випадках, коли термін розгляду звернень продовжується, у проміжних відповідях указуються причини, а також кінцевий термін їх виконання.

8.2.6. Пропозиції, заяви і скарги, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після вирішення порушених у зверненні питань, або якщо з об'єктивних причин вирішити їх неможливо. Рішення про зняття з контролю пропозиції, заяви, скарги приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль.

8.2.7. Відповіді про результати розгляду звернень підписуються керівництвом виконавчого комітету, до компетенції яких належить вирішення порушених питань. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на закон і викладення мотивів відмови, а також з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

8.2.8. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

8.2.9. Відповіді про результати розгляду звернень надаються відділу діловодства, контролю та звернень громадян для їх реєстрації, відправлення заявникам та формування справ, а ті, що згідно із законодавством підлягають видачі через центр надання адміністративних послуг – передаються доцентрунадання адміністративних послуг для видачі заявнику у встановленому порядку.

8.2.10. Справи по розгляду звернень громадян зберігаються у відділі діловодства, контролю та звернень громадян протягом 5 років, а потім знищуються у встановленому порядку або передаються на постійне зберігання до архівного відділу виконавчого комітету.

 

8.3. Запити на публічну інформацію

8.3.1. Забезпечення доступу до публічної інформації особам, що направляють відповідні запити до виконавчого комітету здійснюються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

8.3.2. Усі запити на публічну інформацію, що надходять до виконавчого комітету, реєструються у відділі діловодства, контролю та звернень громадян. Запити на публічну інформацію реєструються невідкладно та в той же день передаються структурному підрозділу виконавчого комітету який організовує доступ до публічної інформації для розгляду.

8.3.3. Відповідь заявнику надається не пізніше п’яти робочих днів.

 

8.4. Особистий прийом громадян

8.4.1. Організацію особистого прийому громадян у виконавчому комітеті забезпечує відділ діловодства, контролю та звернень громадян.

8.4.2. Особистий прийом громадян у виконавчому комітеті здійснюється міським головою, першим заступником та заступниками міського голови, секретарем міської ради (далі – заступниками).

8.4.3. Особистий прийом громадян керівництвом виконавчого комітету  здійснюється згідно з графіком, який складається відділом діловодства, контролю та звернень громадян, погоджується з керівництвом та вноситься до плану роботи виконавчого комітету.

8.4.4. Графік особистого прийому громадян розміщується на офіційному сайті міської ради, опубліковується у засобах масової інформації.

8.4.5. Особистий прийом громадян проводиться у час і в приміщеннях, передбачених затвердженим графіком прийому.

8.4.6. Попередній прийом громадян у міській раді в робочі дні проводиться працівниками відділу діловодства, контролю та звернень громадян з 09.00 до 13.00 год. та з 14.00 до 16.00 год.

8.4.7. За відсутності з поважних причин посадової особи, яка повинна здійснювати особистий прийом, громадянам надаються вичерпні пояснення і пропонується залишити письмове звернення, яке подається на розгляд керівництву.

8.4.8.Особистий прийом міського голови проводиться тільки за попереднім записом та за умови розгляду питання, яке ставить громадянин, заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

8.4.9. Попередній запис на особистий прийом здійснюється працівником відділу діловодства, контролю та звернень громадянз понеділка по п’ятницю. Запис проводиться у журналі реєстрації, який заповнюється на підставі усного або письмового звернення. В журналі реєстрації вказується:

- прізвище, ім’я та по батькові заявника, місце проживання, контактний телефон, соціальний стан;

- короткий зміст питання, що порушується у зверненні;

- чи звертався заявник до виконавчих органів міської ради, до компетенції яких належить вирішення питання, і результат розгляду цього питання, підтверджений відповідними письмовими документами.

8.4.10. Працівник віддіу діловодства, контролю та звернень громадян повідомляє заявнику про день і час особистого прийому міського голови чи заступників міського голови.

8.4.11. Чисельність громадян, записаних на особистий прийом до керівника, визначається з врахуванням середньої тривалості прийому громадян та складності порушених питань і не має бути більшою за 30 осіб на один прийом.

8.4.12. Запис на прийом не проводиться за умови звернення:

- до однієї і тієї ж посадової особи того самого громадянина, якщо на попередньому прийомі порушені питання були вирішені по суті, або надано вичерпні роз’яснення;

- з питання оскарження рішення з порушенням терміну подання оскарження, визначеного статтею 17 Закону України «Про звернення громадян»;

- особи, визнаної судом недієздатною;

- у разі, якщо питання не належить до компетенції виконавчого комітету.

8.4.13. У разі повторного звернення громадянина працівниками відділу діловодства, контролю та звернень громадян вивчаються матеріали справи щодо порушеного питання, з’ясовуються причини повторного звернення, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.

8.4.14. Запис на повторний прийом до міського голови протягом календарного року може бути проведено, якщо питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті (не задоволено, відмовлено у задоволенні), а заявнику не надано роз’яснень щодо порядку вирішення поставленого питання.

8.4.15. Спеціалісти відділу діловодства, контролю та звернень громадян забезпечують добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у міського голови чи його заступників, для чого вони мають право запросити від відповідних виконавчих органів міської ради документи, необхідні для обґрунтованого розгляду звернення.

8.4.16. У разі потреби міським головою чи його заступниками, які проводять особистий прийом громадян до участі в особистому прийомі запрошуються керівники структурних підрозділів виконавчого комітету, до компетенції яких належить вирішення даного питання.

8.4.17. Під час проведення міським головою особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких на представництво оформлені у встановленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. Відсутність такого документа згідно з вимогами ст.5 Закону України «Про звернення громадян» може бути підставою для відмови в особистому прийомі. Присутність представників засобів масової інформації під час проведення особистого прийому допускається лише за згоди заявників. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

8.4.18. Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості вирішуються під час особистого прийому. Під час розгляду звернень міський голова та заступники міського голови керуються законодавчими та іншими нормативно – правовими актами і в межах своєї компетенції мають право прийняти відповідне рішення: задовольнити прохання; відмовити у задоволенні, проінформувавши заявника про причини відмови і порядок оскарження прийнятого рішення; надати усне роз’яснення по суті піднятих питань.

8.4.19. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, воно разом із додатками (матеріалами справи) направляється на розгляд виконавцю.

8.4.20. Звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструються відповідно до Інструкції з діловодства. Картки особистого прийому громадян, резолюції керівництва після прийому реєструються в комп’ютерній базі даних відділом діловодства, контролю та звернень громадян та передаються під розпис виконавцям.

8.4.21. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

8.4.22. З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, керівники структурних підрозділів, яким доручено розгляд звернення, зобов’язані в установлені законодавством терміни підготувати заявнику відповідь по суті питання за підписом особи, яка проводила особистий прийом.

8.4.23. Картка особистого прийому та всі документи, що були долучені до справи, повертаються разом з відповіддю у відділ діловодства, контролю та звернень громадяндля формування справи.

 

 

9. Організація роботи з документами

9.1. Реєстрація, розгляд та проходження вхідної кореспонденції

9.1.1. Кореспонденція, розпорядчі документи вищих органів державної влади, інші документи та звернення, що надходять до виконавчого комітету реєструються у відділі діловодства, контролю та звернень громадян.

9.1.2. Зареєстрована кореспонденція подається керівництву виконавчого комітету для розгляду з проектом резолюції, в якій вказаний виконавець та дії, які потрібно здійснити з документом.

9.1.3. Після повернення документу з резолюцією до відділу діловодства, контролю та звернень громадян дані про виконавця записуються в картку та вносяться в електронний реєстрта передаються безпосередньому виконавцю.

9.1.4. У разі відпустки, відрядження, звільнення працівник, відповідальний за виконання документа, зобов’язаний передати невідпрацьовані документи керівнику структурного підрозділу або посадовій особі, яка заміщує керівника на час його відсутності.

9.1.5. Відповідальність за своєчасне доведення документів до виконавців у виконавчому комітеті несуть спеціалісти відділу діловодства, контролю та звернень.

9.1.6. Зареєстровані звернення в день надходження передаються міському голові чи заступникам відповідно до розподілу обов’язків після 16.00 год., в п’ятницю –після 15.00 год.

9.1.7. Міський голова, заступники міського голови розглядають кореспонденцію, у разі потреби доручають в резолюції виконавцю провести розгляд звернення.Розгляд кореспонденції керівниками повинен проводитись протягом одного робочого дня з дня отримання його на розгляд, але не пізніше загального терміну опрацювання звернень – п’яти робочих днів.

 

9.2. Підготовка та відправка вихідної кореспонденції

9.2.1. Вихідні і внутрішні документи готуються структурними підрозділами  та з ініціативи керівництва виконкому (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до виконавчого комітету (документи – відповіді).

9.2.2. Документи, адресовані органам державної влади, підписуються міським головою, а під час його відсутності – посадовою особою, на яку покладені його обов'язки. Документи, що надсилаються на інші адреси, підписуються міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

9.2.3. Вихідні документи подаються на підпис міському голові, секретарю міської ради при наявності візи виконавця та візи заступника по напрямку (підпису, прізвища особи); заступникам міського голови – при наявності візи виконавця.Візи проставляються на примірниках документів, які залишаються у відділі діловодства, контролю та звернень  громадян виконкому, на лицьовому боці останнього аркуша документа.

9.2.4. Підписані міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, вихідні документи передаються у відділ діловодства, контролю та звернень громадян для реєстрації.

9.2.5. Документи відправляються адресатам щоденно рекомендованими або звичайними поштовими відправленнями.

9.2.6. Відповіді на вихідні документи реєструються у порядку, встановленому Інструкцією з діловодства.

 

10. Організація контролю за виконанням документів

10.1. Загальні засади

10.1.1. Контроль за виконанням документів покладається на міського голову, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників структурних підрозділів виконавчого комітету.

10.1.2. Відповідальність за виконання документів у визначені строки несуть особи, які зазначені в контрольному документі, резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома особами, відповідальною за організацію виконання є особа, яка у тексті документа або резолюції зазначена першою.

10.1.3. Відповідальні виконавці самостійно визначають форми і методи роботи, які забезпечать виконання документа у встановлені терміни, а також організовують виконання і підготовку узагальненої інформації про виконання документа відповідно до поставлених завдань і вимог.

10.1.4. Виконання контрольних документів органів вищого рівня, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови, місцевих програм соціального і культурного розвитку, цільових програм, по суті питань, покладається на структурні підрозділи, до компетенції яких належить вирішення поставлених у документах завдань, в особі їх керівників або окремих посадових осіб, визначених відповідальними за відповідним напрямком роботи.

 

 

10.2. Здійснення контролю за виконанням документів

10.2.1. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких установлені завдання, що потребують вирішення.

10.2.2. Підставою для постановки документа на контроль є текст документа, резолюції, що містить завдання керівника, термін (або терміни) виконання та відповідального виконавця (співвиконавців).

10.2.3. Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, звернень депутатів усіх рівнів.

10.2.4. Організацію контролю за виконанням документів органів вищого рівня, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови, місцевих програм соціального і культурного розвитку, цільових програм, в яких визначені строки та відповідальні за виконання, здійснює відділ діловодства, контролю та звернень  громадян.

10.2.5. Документи беруться на контроль не пізніше, ніж у триденний строк з дня їх реєстрації.

10.3. Строки виконання документів та інформування за результатами виконання

10.3.1. Строки виконання документа вказуються у тексті документа, резолюції.

10.3.2. Документи підлягають виконанню у наступні строки:

     а)з позначкою «терміново» повинні бути виконані протягом 5 робочих днів з дня надходження до виконкому;

     б)документи, де вказана конкретна дата – повинні бути виконані в термін, визначений у документі, резолюції;

     в) документи, де не вказана конкретна дата – протягом 30 календарних днів із дня реєстрації;

     г)інформування про хід виконання документів довгострокової дії, документів, зазначених датами типу «щомісяця», «щокварталу», «щороку» здійснюється до 5 числа наступного за звітним періодом місяця;

10.3.3. Термін виконання документа вираховується календарною датою або закінченням періоду часу, що вираховується днями. Закінчення терміну, визначеного днями, починається на наступний день після календарної дати. Якщо останній день терміну припадає на неробочий – то днем закінчення терміну вважається  перший робочий день після неробочого.

10.3.4.У разі потреби строк виконання документів може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця.

10.3.5. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадовою особою, яка її заміщає.

10.3.6. Інформація про виконання документа органу вищого рівня підписується міським головою, першим заступником міського голови, заступником міського голови, на якого покладено контроль за виконанням цього документа.

10.3.7. Якщо на підставі інформації про виконання документа надані нові доручення, то подальший контроль здійснюється,ураховуючи ці доручення.

 

10.4. Робота з виконаними документами, зняття з контролю

10.4.1. Документи вважаються виконаними після:

- виконання завдань, що поставлені у тексті документа, резолюції;

- документального підтвердження виконання документа, резолюції та повідомлення про результати зацікавленим організаціям та особам.

10.4.2. Якщо результатом виконання документа, резолюції є підготовка листа, правових актів, то підставою для зняття документа з контролю є фактичне підписання листа, прийняття правового акту.

10.4.3. Документ знімається з контролю, якщо поставлені в ньому завдання взагалі не можуть бути вирішені та кореспонденту про це надано вичерпну аргументовану відповідь.

10.4.4. Зняти документ з контролю може тільки та посадова особа або відповідний орган, який поставив його на контроль:

     а) розпорядження та доручення міського голови знімаються з контролю за його рішенням;

     б) рішення виконкому – новим рішенням виконкому (або окремим пунктом нового рішення виконкому, що відмінює дію попереднього);

     в) рішення міської ради – відповідно новим рішенням міської ради;

     г) підставою для зняття з контролю документів органів вищого рівня є документ відповідного органу.

10.4.5. Пропозиції про зняття з контролю або продовження термінів виконання рішень виконавчого комітету, рішень міської ради вносяться виконавчому комітету та міській раді відповідно, розпоряджень та доручень міського голови – міському голові.

 

11. Проведення нарад (заходів) структурними підрозділами виконавчого комітету

11.1. Організація проведення наради (заходу)

11.1.1. Підготовка нарад (заходів) здійснюється заздалегідь відповідно до складених робочих планів за схемою:

     а)структурні підрозділи формують пропозиції щодо питань, які потребують проведення наради (заходу) за участю міського голови (заступника міського голови) та надають інформацію до відділу організаційної роботи до 25 числа місяця для включення до плану роботи на наступний місяць;

      б) план роботи наприкінці місяця подається на погодження міському голові;

      в) термінові наради (за необхідності) збираються за ініціативою керівника структурного підрозділу з обов’язковим погодженням заступника відповідно до розподілу повноважень та міського голови. У такому випадку керівник структурного підрозділу (або уповноважена ним посадова особа структурного підрозділу) повідомляє про нараду до відділу організаційної роботи, де нарада вноситься до розкладу нарад у залі засідань та запрошує на нараду усіх зацікавлених осіб із зазначенням дати, часу та місця проведення.

11.1.2. Організація проведення нарад покладається на ініціатора наради та відділ організаційної роботи.

 

11.2. Підготовка порядку денного та матеріалів нарад (заходів)

11.2.1.Підготовка матеріалів для проведення нарад (заходів) покладається на структурні підрозділи виконавчого комітету, які визначені міським головою.

11.2.2. Для якісної підготовки наради (заходу) структурним підрозділам, які організовують (ініціюють) такі наради (заходи) необхідно:

     а) сформувати порядок денний наради, попередньо узгодивши його із заступником відповідно до розподілу повноважень;

     б) сформувати список запрошених на нараду (захід) та запросити їх, не пізніше, ніж за один день до проведення наради (заходу), визначитись щодо запрошення ЗМІ та узгодити ці питання із заступником міського голови відповідно до розподілу повноважень;

     в) підготувати аналітичні довідки та надати чіткі, стислі пропозиції щодо вирішення поставлених завдань, або виявлених у результаті роботи проблемних моментів;

     б) погодити підготовлені матеріали із заступником міського голови відповідно до розподілу повноважень та за день до наради надати міському голові. В окремих випадках, за погодженням заступника, матеріали можуть бути надані за одну годину до початку наради.

11.2.3. За три дні до наради (в окремих випадках, не пізніше одного дня до наради) надіслати матеріали наради в електронному вигляді всім учасникам наради, крім головуючого, для ознайомлення.

 

11.3. Реєстрація учасників наради (заходу)

         Реєстрація учасників наради (заходу) покладається на ініціатора наради (заходу).

 

11.4. Протоколювання наради та поширення матеріалів

         11.4.1. При необхідності нарада (захід) протоколюється посадовою особою структурного підрозділу, яку визначає керівник відповідного структурного підрозділу.

11.4.2. За результатами розгляду питань на нарадах (заходах) можуть видаватись доручення, що оформлюються належним чином, із зазначенням змісту доручення, прізвища виконавця та терміну виконання.

11.4.3. Доручення надсилаються відділу діловодства, контролю та звернень громадян не пізніше, як на другий день після проведення наради.

11.4.4. Доручення, що надійшли у відділ діловодства, контролю та звернень громадян, реєструються та ставляться на контроль у день надходження.

11.4.5. Інформації про виконання доручень, отриманих на нараді, надаються відділу діловодства, контролю та звернень громадян у визначені терміни.

11.4.6. За аналогічною схемою готуються та проводяться наради (заходи), що проводяться за межами будівлі міської ради (виїзні).

11.4.7. Підготовка приміщень до нарад здійснюється адміністративно-господарською групою виконавчого комітету.

 

12. Організація і проведення урочистих подій, відзначення професійних та загальноміських свят

 

12.1. Організація заходів

12.1.1. Проведення урочистих подій, відзначення професійних свят, загальноміських та інших заходів є формою роботи, що забезпечує моральне заохочення працівників різних галузей виробництва та сфер діяльності міста.

12.1.2. Заходи проводяться міським головою, його заступниками, згідно з календарем державних, професійних свят, затверджених в Україні, та загальноміських заходів відповідно до плану основних заходів, що передбачаються для проведення у виконавчому комітеті.

12.1.3. Проведення вшанування кращих людей міста, підприємств, організацій, установ та з нагоди професійних свят, загальноміських заходів здійснюється відповідно до рішення виконавчого комітету.

12.1.4. Запрошення на проведення урочистостей проводиться завчасно, але не пізніше, як за один день до проведення свят. Відповідальність за запрошення і проведення урочистостей покладається на ініціаторів проведення заходу, контроль – на заступника міського голови згідно з розподілом обов’язків.

12.1.5. Висвітлення матеріалів щодо проведення урочистостей покладається на сектор інформаційно-аналітичної політики.

 

12.2. Порядок використання залів засідань виконавчого комітету

12.2.1. Структурними підрозділами виконавчого комітету при включенні до місячного плану-календаря додаткових заходів, що передбачаються для проведення у приміщенні виконкому, заздалегідь надають заявки щодо використання великої та малої залів засідань до відділу організаційної роботи із зазначенням:

     а) назви заходу, відповідального за проведення, дати та часу проведення;

     б) потреби технічного забезпечення (звукове обладнання).

12.2.2. У разі, якщо заявка на проведення заходу подана до відділу організаційної роботи з недотриманням встановлених термінів, то використання зали засідань для проведення такого заходу здійснюється після узгодження з керуючим справами виконкому та відділом організаційної роботи.

 

 

12.3. Господарське та технічне забезпечення приміщення

12.3.1. Господарське забезпечення приміщення (санітарний стан) до проведення пленарних засідань міської ради, засідань виконавчого комітету міської ради, семінарів, нарад, відзначення урочистих подій, професійних свят та інших заходів здійснює адміністративно-господарча група.

12.3.2. Технічне забезпечення вищезазначених заходів, що проводяться у залі засідань міської ради, здійснює відділ інформаційно-комп’ютерного забезпечення.

12.3.3. Відкриття зали засідань міської ради для проведення заходів на підставі заявок здійснює ініціатор (організатор) заходів.

12.3.4. Ключі від малої зали засідань на ІІ поверсі знаходяться у секретаря міського голови, від великої зали на І поверсі – у чергового працівника оперативної служби.

12.3.5. Після проведення заходу адміністративно-господарча група спільно з ініціаторами (організаторами) проведення даного заходу приводять залу засідань міської ради у належний санітарний стан.

12.3.6. Відповідальна особа за технічне забезпечення зали засідань міської ради після закінчення заходу відключає озвучення та разом з ініціатором (організатором) заходу закриває залу засідань; повертає ключі від зали секретарю міського голови або черговому працівнику оперативної служби.

 

13. Організація взаємодії з органами державної влади, обласною державною адміністрацією, органами самоорганізації населення

13.1. Забезпечення взаємодії

13.1.1. Узаємодія з органами державної влади, облдержадміністрацією, органами самоорганізації населення здійснюється керівництвом виконавчого комітету міської ради, керівниками структурних підрозділів по галузях і напрямках на відповідних рівнях.

13.1.2. Координують взаємодію виконавчого комітету міської ради з центральними, обласними органами державної виконавчої влади та органами територіальної самоорганізації громадян міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому.

13.2. Унесення звернень

13.2.1. Виконавчий комітет може порушувати питання перед Кабінетом Міністрів України, як через обласну державну адміністрацію, міністерства і відомства.

13.2.2. На розгляд Кабінету Міністрів України вносяться лише ті питання, які вимагають рішення Уряду, або вирішення яких відноситься до компетенції Кабінету Міністрів України.

13.2.3. Виконавчий комітет, його структурні підрозділи розглядають клопотання підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності і вносять у встановленому порядку подання до обласної державної адміністрації про нагородження державними нагородами, відзнаками Президента України та присвоєння Почесних звань України.

 

 

 

 

Керуючий справами                                                            О.Є. Головченко

Автор: Admin

Реєстрація на сайті

Про електронні петиції

Шановні користувачі сайту, якщо Ви бажаєте створити нову петицію, або проголосувати за  вже створену, то дотримуйтесь вимог "Положення про електронні петиції".

Ознайомитися з Положенням про електронні петиції можна в розділі "Нормативні документи / Інші нормативні документи"

В разі порушення вимог цього Положення, Ваш голос не буде врахований.

Газета Сміла